Verfügbarkeitsplanung und Terminbuchungen

Wir haben die Dienstleistungen überarbeitet und stark erweitert.
Neu können die Kunden direkt in der App selber Termine buchen!

Um diese Funktionen nutzen zu können, braucht es das entsprechende Modul.
Auch müssen zuerst die entsprechenden Einstellungen gemacht werden (Menü Dienstleistungen | Einstellungen).

Mitarbeiter-Anwesenheit

Neu ist es möglich die Anwesenheitszeiten der dienstleistungserbringenden Mitarbeiter im System zu pflegen. Das vereinfacht das auffinden von freien Terminen.

Ist diese Funktion aktiviert, dann erscheint der Menüpunkt „Anwesenheit verwalten“. Hier muss zuerst ein Mitarbeiter ausgewählt werden, dann können die Anwesenheiten erfasst werden. Entweder macht man dies tageweise direkt im Kalender mit dem Mauszeiger (drücken und ziehen). Oder man erfasst die Anwesenheit nach bestimmten Regeln über einen längeren Zeitraum.

Neue Anwesenheits Regeln können über den Knopf  erstellt werden.

Termine über App buchen

Auch diese Funktion muss zuerst in den Einstellungen aktiviert werden. Dort können auch verschiedene Konfiguration wie der frühste und späteste Zeitpunkt für die Terminwahl sowie der späteste Zeitpunkt für das Stornieren der Termine definiert werden.

Danach können Kunden mit der neusten App Version selbständig Terminanfragen machen. Der gewählte Mitarbeiter erhält dann eine Nachricht in der App, welcher er bestätigen oder annullieren kann.

Wie gehe ich vor um Anwesenheiten zu planen?

  1. Das Modul „Dienstleistungen“ muss in Deinem Vertrag enthalten sein
  2. unter Dienstleistungen -> Einstellungen „Mitarbeiter-Anwesenheit“ auswählen und die gewünschten Einstellungen vornehmen
  3. falls gewünscht, auch „Termine über App buchen“ auswählen -> somit können Kunden direkt, anhand der definierten Verfügbarkeiten, Termine in der App anfragen/buchen.
  4. Dienstleistungen -> Anwesenheit verwalten, oben einen Mitarbeiter auswählen und rechts auf das  Symbol klicken. Die entsprechenden Regeln erfassen, zusammen mit dem gewünschten Datums Umfang.
  5. Punkt 4 für alle Mitarbeiter wiederholen, welche Dienstleistungen anbieten

Wie kann ich definieren was für Dienstleistungen anbieten?

  1. Dienstleistungen -> Mitarbeiter
  2. Mitarbeiter auswählen und auf das Edit Symbol klicken
  3. Falls der Mitarbeiter nicht alle Dienstleistungen anbietet, einfach die Box „Alle Dienstleistungen“ anklicken und die richtigen auswählen

Wie kann ich Abwesenheiten hinzufügen?

  1. Dienstleistungen -> Anwesenheit verwalten
  2. Tag suchen, an welchem der Mitarbeiter abwesend ist
  3. In die freie Zeile nach dem Datum im Kalender klicken -> ein Fenster geht auf, in welchem Ihr die Abwesenheit definieren könnt

Tip: Maus gedrückt halten und über mehrere Tage (in der obersten Zeile) ziehen und so mehrere Tage als Abwesenheit markieren.

Wie kann ein Kunde einen Termin buchen?

  1. Dienstleistungen -> Einstellungen -> Termine über App buchen auswählen
  2. Einstellungen wie gewünscht anpassen
  3. Sicherstellen, dass es Mitarbeiter mit Anwesenheiten gibt
  4. In der App auf dem Startbildschirm, auf „Termin buchen“ drücken (dieses Feld sehen nur Eure Kunden):
  5. Der Kunde kann jetzt einen gewünschten Termin suchen und die Anfrage abschicken

Was passiert wenn eine Anfrage abgeschickt wird?

  1. Der ausgewählte Mitarbeiter bekommt eine Nachricht mit der bitte den Termin zu bestätigen oder abzulehnen.
  2. Wenn der Termin angenommen wird, wird er fix gebucht und der Kunde erhält eine Bestätigung
  3. Wenn der Temin abgelehnt wird, wir er gelöscht und der Kunde erhält eine Nachricht
2018-05-27T17:19:17+00:00Mai 27th, 2018|Feature|