Rechnungen

Falls Sie eines der Module „Kurse“ oder „Dienstleistungen“ haben, dann können Sie mit troody Rechnungen erstellen und per E-Mail an Ihre Kunden schicken. Natürlich können die Rechnungen auch ausgedruckt werden.

Konfiguration

Der erste Schritt ist die Konfiguration, welche sich auf zwei Seiten aufteilt.

Rechnungen -> Einstellungen

Dies sind die Einstellungen für das Erstellen und den Versand der Rechnungen.
Hier kann eingestellt werden ob beim Abschluss eines neuen Abos direkt eine Rechnung dafür erstellt werden soll. Wählt man diese Option nicht aus, dann muss die Rechnung für die Abos manuell erstellt werden.
Eine andere Option ermöglicht das automatische Verschicken einer E-Mail an den Kunden beim Erstellen einer Rechnung. Im E-Mail befindet sich ein Link auf die Rechnung.

Der Titel und Inhalt des E-Mails können Sie im zweiten Tab „E-Mail Rechnung“ definieren. Im dritten Tab kann der Inhalt der E-Mails für die Zahlungserinnerung definiert werden.

Um die E-Mails persönlicher zu gestalten, kann der Name des Kunden im Titel oder im E-Mail Text verwendet werden. Beachten Sie dazu die Hinweise im troody Cockpit.

Wir empfehlen die E-Mails über Ihren eigenen Mailserver zu verschicken. Konfigurieren Sie dazu den Mailserver unter Studio -> Studio-Daten im Bereich „Postausgangs-Server“.

Rechnungen -> Einstellungen Rechnungen

Diese Einstellungen beziehen sich auf den Inhalt der Rechnung. So können hier die Absenderadresse, die Informationen zur Mehrwertsteuer und die Bankinformationen erfasst werden.

Es ist zu beachten, dass die Einstellungen im Verlauf der Zeit ändern können und somit nur für eine bestimmte Zeitspanne gültig sind.

In den ersten beiden Tabs können die Absenderadresse und die Kontaktinformationen erfasst werden. Diese werden oben links auf der Rechnung angezeigt.

Im dritten Tab wird die Mehrwertsteuer-Nummer und der Prozentsatz der Mehrwertsteuer erfasst.

Wird der Mehrwertsteuer- Prozentsatz erfasst, dann wird auf der Rechnung die Mehrwertsteuer ausgewiesen, immer inklusive. Wird der Mehrwertsteuer- Prozentsatz nicht ausgefüllt, dann wird auf der Rechnung auch keine Mehrwertsteuer aufgeführt.

Im vierten Tab können die Bankinformationen erfasst werden, auch diese sind optional. Falls diese angegeben werden, dann erscheinen sie in der Fusszeile der Rechnung.

Wenn nun Änderungen an diesen Einstellungen gemacht werden, dann muss folgendes beachtet werden.

Ändert eine Einstellung (wie beispielsweise die Mehrwertsteuer am 1.1.2018), dann sollte die Änderung vor diesem Datum erfasst werden. Dazu klickt man auf das  , erfasst das Startdatum (z.B. 1.1.2018) und ändert die entsprechende Einstellung. Nun noch auf „Speichern“ drücken und schon ist die Änderung abgeschlossen. Rechnungen welche vor diesem Datum erstellt werden, enthalten noch die alten Einstellungen. Rechnungen aber welche an diesem Datum oder später erstellt werden, enthalten die neuen Einstellungen.

Falls man aber eine falsche Einstellung korrigieren will, dann drückt man auf den  Knopf , ändert die Einstellung und drückt auf „Speichern“. Beachten Sie, dass sich so auch bestehende Rechnungen verändern können.

Rechnungspositionen und geleistete Zahlungen erfassen

Aktuell gibt es folgende Arten von Rechnungspositionen:

  • Abos (Module Kurse + Dienstleistungen)
  • Dienstleistungen (Modul Dienstleistungen)
  • manuell erfasste Rechnungspositionen

Die Erfassung von Abos und  Dienstleistungen erfolgt via App oder in troody Cockpit und wird hier nicht weiter beschrieben.

Unverrechnete Rechnungspositionen sowie geleistete Zahlungen werden an folgenden Orten aufgelistet:

  • unter dem entsprechenden Benutzer in Tab „Rechnung“
  • unter dem Menüpunkt Rechnungen -> Suchen/Anzeigen („unverrechnet“)

Diese Ansicht zeigt in der linken Spalte die unverrechneten Leistungen (offene Positionen). Dort können weitere Positionen hinzugefügt werden, dazu gibt es den  Knopf .

In der rechten Spalte werden geleistete Zahlungen angezeigt. Um solche Zahlungen zu erfassen, klicken Sie auf  das oben rechts.

Rechnungen erstellen

Für das Erstellen von Rechnungen gibt es zwei Varianten.

Einzelne Rechnung erstellen

Dazu klickt man auf den Knopf  bei den offenen Positionen.

Darauf öffnet sich ein Dialog wo man die gewünschten  Rechnungspositionen sowie Zahlungen (falls vorhanden) auswählen kann. Hier kann bei Bedarf eine Notiz erfasst werden, welche dann auf der Rechnung erscheint.

Mehrere Rechnungen erstellen

Mit dieser Funktion können mehrere Rechnungen gleichzeitig erstellt werden. Es ist dabei aber zu beachten, dass man dabei weniger Kontrolle hat. So werden immer alle offenen Positionen auf die erstellte Rechnung gesetzt und es ist nicht möglich eine Notiz zu erfassen.

Diese Funktion befindet sich im Menü Rechnungen -> Suchen/Anzeigen („Unverrechet“). Nun wählt man die Benutzer aus, für welche die Rechnung erstellt werden soll und drückt auf den Knopf „Rechnungen erstellen“.

Eingehende Zahlungen und offene Rechnungen

Eingehende Zahlungen werden manuell erfasst. Dies kann entweder beim entsprechenden Benutzer gemacht werden (Benutzer -> Suchen/Bearbeiten im Tab „Rechnungen“) oder bei Rechnungen -> Suchen/Anzeigen unter „Offene Rechnungen“. Durch Drücken auf Knopf bei den Zahlungen wird der Dialog angezeigt, wo die Informationen zur Zahlung erfasst werden können.

Wenn eine Rechnung bezahlt ist, dann wird sie nicht mehr in der Liste der „offenen Rechnungen“ aufgeführt.

Rechnung oder Zahlungserinnerung per E-Mail verschicken

Mit ein paar Mausklicks kann eine E-Mail mit dem Link auf die Rechnung an den Kunden verschickt werden. Dazu gibt es den Menüpunkt „Rechnung per E-Mail verschicken“ im Menü der  Rechnung (oben rechts) . Dort gibt es auch einen Menüpunkt um eine Zahlungserinnerung per E-Mail zu schicken. Zahlungserinnerungen können nur verschickt werden, wenn auch eine Rechnung verschickt wurde.

Rechnung stornieren

Rechnungen können storniert werden. Dazu gibt es einen Menüpunkt im Menü der Rechnung.

Rechnung drucken

Die Zustellung der Rechnung per E-Mail ist sicher die einfachste und kostengünstigste Lösung und sollte in der heutigen Zeit in den meisten Fällen von den Kunden akzeptiert sein.

Falls Sie aber trotzdem Rechnungen drucken, dann sollten Sie folgendes beachten.

Verwenden Sie einen aktuellen Browser (Chrome, Firefox, Edge) und wählen Sie beim Drucken die Standardeinstellungen. Stellen Sie sicher, dass die Zoomstufe 100% ist.

Falls Sie die gedruckten Rechnungen in einem Couvert mit Sichtfenster verschicken möchten, dann verwenden Sie Couverts C5 NN. „NN“ ist das neue Format, früher gab es das Format „SN“.

https://www.inka.ch/assets/files/fensternormen.pdf

Tarif 590

Der Tarif 590 ist eine Liste der ambulanten komplementärmedizinischen Leistungen gemäss Zusatzversicherung (VVG). Er beinhaltet über hundert Tarifpositionen für einzelne Methoden und Verrichtungen und ist in der ganzen Schweiz gültig. Seit 2018 fordern die Krankenkassen ein einheitliches Rückforderungsformular wo der Tarif 590 zur Anwendung kommt.

troody ermöglicht die Erstellung von Rückforderungsformularen gemäss Tarif 590 für Dienstleistungen. Dazu benötigen Sie das Modul „Tarif 590“, zusätzlich zum Modul „Dienstleistungen“.

Der erste Schritt ist die Konfiguration.

Tarif pro Dienstleistung

Für jede Dienstleistung muss ein Tarif ausgewählt werden. Dies erfolgt unter „Dienstleistungen“ -> „Dienstleistungen“. Wenn man eine Dienstleistung auswählt und dann editiert, dann kann der entsprechende Tarif ausgewählt werden.

Informationen zum Rechnungssteller

Auf dem Rückforderungsformular werden verschiedene Informationen zum Rechnungssteller aufgeführt. Einige davon können unter „Dienstleistungen“ -> „Einstellungen Fälle“ definiert werden.

Adresse, Telefon und E-Mail werden vom Studio übernommen und können bei „Studio“ -> „Studio-Daten“ geändert werden.

Informationen zu Leistungserbringern

Auf dem Rückforderungsformular werden Informationen zum Leistungserbringer wie Adresse, Telefon und E-Mail sowie GLN- und ZSR-Nummer aufgeführt.

Die Adresse wird vom Benutzer übernommen und kann unter „Benutzer“ -> „Suchen/Bearbeiten“ geändert werden. Die anderen Informationen können unter „Dienstleistungen“ -> „Mitarbeiter“ erfasst und geändert werden.

Fall erfassen und ändern

Im Zusammenhang mit Tarif 590 gibt es den Begriff „Fall“. Ein Fall beinhaltet eine oder mehrere Dienstleistungen und pro Fall gibt es genau ein Rückforderungsformular, welches aus einer oder mehreren Seiten bestehen kann.

Neue Fälle können folgendermassen erstellt werden:

  • Unter „Benutzer“ -> „Suchen/Bearbeiten“ im Tab „Fälle“ durch Drücken auf Knopf 
  • Ein neuer Fall kann auch als Kopie eines bestehenden Falls erstellt werden. Dafür gibt es den Menüpunkt „Kopie dieses Falls erstellen“ bei den Falldetails unter „Benutzer“ -> „Suchen/Bearbeiten“ im Tab „Fälle“.
  • Beim Erfassen eines Termins für eine Dienstleistung kann ein Fall ausgewählt werden. Rechts daneben können auch neue Fälle erstellt werden mit dem Knopf 
  • In der App beim Erfassen eines Termins für eine Dienstleistung

Zu einem Fall können diverse Felder erfasst werden, welche dann auf dem Rückforderungsformular erscheinen.

Diese Felder können bis zum Erstellen der Rechnung geändert werden, danach ist dies nicht mehr möglich. Der Dialog zum Ändern der Fall-Informationen kann an folgenden Orten geöffnet werden:

  • bei den Falldetails unter „Benutzer“ -> „Suchen/Bearbeiten“ im Tab „Fälle“
  • Beim Erfassen/Ändern eines Dienstleistungs-Termins in der Zeile „Fall“ mit dem Knopf 
  • in der App beim Erfassen/Ändern von Dienstleistungs-Terminen

Zuordnung der Dienstleistungen zu Fall verwalten

Ein Fall wird normalerweise mehr als eine Dienstleistung enthalten. Die erfassten Dienstleistungen müssen manuell dem entsprechenden Fall zugeteilt werden. Dies erfolgt normalerweise beim Erfassen oder Ändern von Dienstleistungs-Terminen. Im entsprechenden Dialog wird der Termin einem Fall zugeordnet indem man den gewünschten Fall auswählt.

Es gibt eine weitere Möglichkeit um Dienstleistungen einem Fall zuzuordnen. Wenn unter „Benutzer“ -> „Suchen/Bearbeiten“ im Tab „Fälle“ ein Fall ausgewählt wird, dann werden unten rechts die zugeordneten Dienstleistungen angezeigt. Durch Drücken auf den Knopf  erscheint ein Dialog, welcher die Dienstleistungen ohne Fallzuordnung anzeigt. Durch auswählen und bestätigen werden diese Dienstleistungen dem Fall zugeordnet.

Natürlich ist es auch möglich die Zuordnung zu entfernen.

  • unter „Benutzer“ -> „Suchen/Bearbeiten“ im Tab „Fälle“ den Fall auswählen, die Falldetails inklusive Dienstleistungen erscheinen rechts. Die entsprechende Dienstleistungen kann mit dem Kreuz  vom Fall entfernt werden. Der Dienstleistungs-Termin wird aber nicht gelöscht.
  • beim Ändern eines Dienstleistungs-Termins kann als Fall „— keiner —“ ausgewählt werden, womit die Zuordnung zum Fall entfernt wird.

Rechnung mit Rückforderungsformular erstellen

Das Erstellen von Rechnungen mit Rückforderungsformular erfolgt analog den anderen Rechnungen. Dies kann an folgenden Orten erfolgen:

  • unter dem entsprechenden Benutzer in Tab „Rechnung“
  • unter dem Menüpunkt „Rechnungen“ -> „Suchen/Anzeigen“ („unverrechnet“)

Dazu drückt man den Knopf  bei den offenen Positionen im entsprechenden Bereich des Falles. Darauf wird ein Dialog mit ein paar Informationen angezeigt. Hier kann bei Bedarf eine Notiz erfasst werden, welche dann auf der Rechnung erscheint.

Die Rechnung kann aber auch direkt beim Fall unter „Benutzer“ -> „Suchen/Bearbeiten“ im Tab „Fälle“ erstellt werden. Dazu wird der Fall ausgewählt worauf auf der rechten Seite die Falldetails mit dem Menü erscheinen. Dort gibt es den Menüpunkt „Rechnung erstellen“.

Rückforderungsformular anzeigen

Das Rückforderungsformular kann bereits vor dem Erstellen der Rechnung angezeigt werden. Dazu  gibt es bei den Falldetails unter „Benutzer“ -> „Suchen/Bearbeiten“ im Tab „Fälle“ den Knopf . Beachten Sie, dass zu diesem Zeitpunkt die Identifikation des Dokumentes (oberste Zeile) noch nicht definitiv gesetzt ist.

Auf einem Rückforderungsformular ist nur ein Leistungserbringer aufgeführt. Falls innerhalb eines Falls also verschiedene Leistungserbringer existieren, dann werden automatisch mehrere Rückforderungsformulare erstellt, eines für jeden Leistungserbringer.

Sobald die Rechnung erstellt wurde, ist das Rückforderungsformular als Zusatzseite der Rechnung verfügbar. So wird das Rückforderungsformular automatisch mit der Rechnung per E-Mail an den Kunden verschickt.

Rückforderungsformular drucken

Falls nötig kann das Rückforderungsformular gedruckt werden.

Verwenden Sie dabei einen aktuellen Browser (Chrome, Firefox, Edge) und wählen Sie beim Drucken die Standardeinstellungen. Stellen Sie sicher, dass die Zoomstufe 100% ist.